办公OA自动化系统业务方案描述

办公OA自动化系统业务方案描述办公OA自动化系统功能概述

一、个人办公

1、办公申请：输入各种办公申请，包括用车申请、车辆维修申请、会议室使用申请、办公用品领用、公章使用申请、用餐申请等。

2、工作日程安排：日程安排个人工作时间进行合理的安排，详细到每天具体时刻的工作安排，系统根据安排情况进行实时提醒，日程未经确认完成前，系统处于一直提醒状态。

3、待办事宜：查看需要办理的各项事务以及工作计划，系统按照用户定义模式，自动传递、提醒用户有待阅公文、会议文件、事物接洽等工作。

4、个人名片夹：可以新增个人，或名片共享给他人使用，对名片进行查询和打印，每个人都能看到自己个人名片夹和别人共享的名片夹。

5、BBS讨论：用户可以用以热点讨论、日常工作的经验交流。

 

二、信息中心

1、信息栏目：设置公告信息发布栏目，为不同的栏目指定发布权限和删除权限，对指定的栏目有修改删除权限才可修改或删除该栏目下的信息。

2、信息发布：在指定栏目中发布公告信息，公告信息可以使用普通信息和红头文件二种方式发布，可以上传相关图片和附件，发布的信息。

 

三、人事管理

1、人事信息：对公司的人员情况进行增加人员、修改人员信息、人员履历信息，以后可以及时查询人员的各种信息，统计人员情况。

2、人员调动和分配：将人员从一个部门调到另一部门，并分配职位，分配职位后，该人员就具有了该职务所具有的操作权限，也可使一人身兼多职，包括跨部门兼多职。

3、人员离职：对人员进行离职处理，离职处理时系统会自动检查该员工是否有未办理完成的事务，是否有未交还的公司资产、资料等，如果有，则该员工不能办理离职，该员工须处理完有关事务及有关交接工作后才能办理离职。对已离职后的人员可以进行复职操作，

4、人事统计：按多种条件查询人事情况。

5、人事查询：综合各种条件查询人事信息，包括员工合同到期信息、保险缴纳信息、特种证件检验周期。

 

四、考勤管理

1、请假申请：填写、删除、修改请假单，并查看个人请假信息。请假结束后填写实际的请假时间，进行销假处理。

2、请假审批：根据设定的审批流程对个人请假申请进行审批。

3、销假核准：由人事部门或主管领导对员工填写的实际请假情况进行核查处理，对不符合实际情况的请假时间予以修改更正。

4、加班申请：填写、删除、修改加班申请，并查看个人加班申请信息。对于已发生的加班填写实际的加班时间，即进行加班确认处理。

5、加班审批：根据设定的审批流程对个人请假申请进行审批

6、加班核准：由人事部门或主管领导对员工填写的实际加班情况进行核查处理，对不符合实际情况的加班时间予以修改更正。

7、出差申请：填写、删除、修改出差申请单，并查看个人出差信息。出差结束后填写实际的出差时间，进行报销处理。

8、出差审批：根据设定的审批流程对个人出差申请进行审批

9、出差报销：由人事部门或主管领导对员工填写的实际出差情况进行核查处理，并详细核对报销单据明细，对不符合实际情况的予以修改更正。

 

五、工作计划

        1、计划类别设置：定义计划的分类，新增、修改、删除计划类别处理。

2、工作计划输入：制订相应的项目工作计划，同时将这些计划进行分解、落实到具体的员工（计划执行的负责人）。计划制定人具有对计划进行分解、考评、核准计划完成情况、终止计划执行的权限。员工可以在待办工作查询到自己相应的工作计划，同时落实到自己的计划，分解制订自己的工作计划。

3、工作计划分解：对已经输入的计划由计划发布人对整体计划进行分解得到子计划，相应子计划负责人可以对自己负责的子计划再次分解到具体负责人头上。

3、工作报告：在计划执行过程中，计划的相关人员可以随时提交有关的计划执行报告、总结报告、考评报告等，同时也可以上传相应当的附件文件。

4、工作日志：填写每天的具体工作日志，填写日志时，可将当天的工作填写一份工作日志，也可以分时间段填写多个日志明细，同时可以上传一些相关的附件文件。

5、日志查询：部门领导查询指定本部门员工的工作日志情况，公司领导查询所有部门所有员工的工作日志情况，及时了解员工每天的工作情况。

6、工作计划查询：查询总体计划以及子计划的发布人、发布时间、计划的当前状态；计划执行的时间进度图、工作进度图；计划负责人、计划内容及其相关附件信息等。

 

六、公文流转

1、基础资料设置：包括公文的保密等级、公文模版、工作流程模版、公文类别、公文办理流程。

2、收文管理：登记员对已签收的文件进行登记，登记内容包括公文标题、文件分类、公文字号、紧急程度、公文种类、主题词（能够自动校验）、秘密等级、公文页数等，以及文件其他项、正文内容等，正文内容可以通过扫描或者手工输入方式完成。其中系统还会自动生成一些登记项，如文件流水号、登记员、登记日期、当前处理状态等。

3、发文管理：对内部公文进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据所选的发文流程进行流转。

4、公文办理：对收到的公文进行办理，可以选择返回上一步骤操作即将文件退回，或者将文件送到下一人员进行处理。如果是的批阅人员，此流程就会自动结束。

5、公文催办：对超过办理时限的公文进行催办操作，或者设定发文的催办时限，当办文超过催办时限时，系统会自动进行催办。

6、公文跳转：对在流转中的发文文件进行重新定位，可以不让流程因为出现某故障而无法正常流转。

7、公文归档：将流转完毕的公文文件送到的资料管理数据库中，也就是完成了归档的操作。

 

七、会议管理

1、会议室管理：会议室登记会议室名称、地点、负责人、联系电话、设备情况、人数容量、有无服务员等

2、会议登记：登记会议名称、会议主题、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等内容，根据与会人员的回执信息，确定会议时间，即可发放会议通知

3、会议通知：根据会议登记情况，通知与会人员准时参加会议，可以电脑短消息或者AM信使两种方式

4、会议纪要：在会议结束后，记录会议召开的各方面的细节情况，如基本情况、出席情况、议题讨论情况、会议发言等，整理形成会议纪要并输入到系统中，会后与会人员可以随时查询会议纪要信息。

5、会议查询：组合各种条件查询会议信息。

 

八、审批登记

1、事务审批：根据预先定义的审批流程对员工办公申请进行相应的审批处理，审批人员只能看到自己相关的申请单据。

2、事务登记：对审批完毕后日常办公事务的进行登记，对于非申请的事务进行手工登记。

 

九、办公用品

        1、办公用品档案：建立和维护办公用品目录，建立目录的同时登记当前库存数。

        2、办公用品采购：登记采购回来的办公用品，系统对数量做入库操作。

3、办公用品领用：登记办公用品领用情况，系统对数量做出库操作。

4、部门费用预算：设置各部门每月的办公用品预算情况，月底与实际里程使用对比是否超出预算。

5、办公用品库存预警：查询办公用品库存报警情况，对库存不足及时提醒进行采购。

 

十、车辆管理

1、基础信息维护：定义车辆类型和车辆状态、司机信息，费用类别，常用目的地及里程，里程补贴的字典。

2、用车申请：填写、删除、修改用车申请，提交用车申请进行审批，审批通过打印派车单。

3、车辆状态查询：查询车辆使用情况以及是否在厂。

4、油耗登记：登记车辆在指定时期内的油耗情况情况。

5、里程登记：登记车辆在指定时期内的行车里程情况。

6、维修登记：登记车辆的维修记录，包括维修原因，维修费用，维修结果等。

7、部门里程费用预算：登记各部门每月的车辆里程预算情况，月底与实际里程使用对比是否超出预算。

 

十一、文档资料管理

1、资料类别维护：新增、删除文档分类或下一级分类，增加时添加分类注释；新增、删除文档；为不同的类别指定发布权限和删除权限，对指定的栏目有修改删除权限才可查询、修改或删除该栏目下的电子文档资料。

2、资料查询：有查询权限的用户可按文档分类、文档标题进行查询电子文档信息，对于纸质文档，则仅能查询到文档分类和标题，具体借阅通过借阅申请完成，同时可以查询文档所带的附件信息。

3、借阅登记：公司员工如需借阅纸质资料，则首先应进行资料借阅申请，审批通过后由管理员登记借阅情况，登记时填写相应归还时间，到时及时提醒管理员和借阅人及时归还，借阅登记后，该资料的状态变为已出库。

4、归还登记：在使用资料结束进行资料归还时，对借阅资料的归还登记，归还登记后，该资料的状态变为在库可用。

5、缺库登记：对在日常工作中，没有看到所需资料时，可以使用缺库登记功能，向资料管理员提出申请，审批通过后，资料管理员可以根据系统的资料缺库情况进行统一的资料采购。

 

十二、系统管理

1、部门设置：全集团所有组织结构部门的设置。其中包括公司编码、公司名称、部门编码、部门名称、部门管理人员的设置。形成最终组织机构图。

2、岗位设置：设定每个部门的职位情况，包括职位名称、编码，设置职位的同时把办公系统的操作权限赋予该职位，并且输入该职位的所有工作的工作流程，以备相关人员查询本岗位的工作职责。

3、审批流程设置：设置集团内需要审批的工作流程。

 

    十三、接待管理

1、接待方案设置：不同级别类型人员的设定各种安排方案，包括参加单位、医疗保健、保安、新闻报导、车辆、食宿等，存为模板以供接待准备工作调用。

2、接待准备记录：记录接待中的参加单位、医疗保健、保安、新闻报导、车辆、食宿等，并通知接待单位及人员做好准备。

3、接待日程记录：记录每次接待过程中的接送、陪同、日程过程信息。